「先月まとめた図面、どこに保存したか分かりません」
「ファイル名が思い出せないので、フォルダを片っぱしから開いています」
パソコンの中を探し回る時間は、積み上げると意外なほど長くなります。Windowsには検索の機能がちゃんとあるのに「どうせ出てこない」と思われているのは、検索する場所と、どこまで見るかが、最初は狭く設定されているためです。
この記事では、Windows 11 の検索が「見つけてくれない」理由を2つに分けて説明し、場所を広げる・中身まで読ませる・探し方を変えるの3つで直す手順をまとめます。設定はどれも数分で終わります。
見つからない理由は、だいたいこの2つ
Windowsの検索は、あらかじめ作っておいた索引（インデックス）を引いて結果を出しています。本の巻末の索引と同じで、索引に載っていないものは、どれだけ正しい言葉で探しても出てきません。
- 理由1：探す場所が限られている。Microsoftの説明では、既定の「クラシック」はドキュメント・ピクチャ・ミュージックの各フォルダーとデスクトップが対象です。Dドライブや別の場所に図面を置いていると、そこは初めから対象外です
- 理由2：ファイルの中身を見ていない。索引の作り方には「プロパティのみ」と「プロパティとコンテンツ」があり、前者ではファイルの内容は調べません。ファイル名でしか引っかからない状態です
「ファイル名は忘れたけれど、中に書いた言葉は覚えている」という探し方ができないのは、たいてい理由2のほうです。
その1 探す場所を広げる
設定アプリを開き、［プライバシーとセキュリティ］→［検索］（版によっては［Windowsの検索］）を開きます。ここに「ファイルの検索」として2つのモードがあります。
| モード | どこを探すか | 向いている使い方 |
|---|---|---|
| クラシック（既定） | ドキュメント・ピクチャ・ミュージックとデスクトップ。［検索場所のカスタマイズ］で自分で足せる | 探したい場所が決まっている。索引を小さく保ちたい |
| 拡張 | パソコン全体 | 保存場所がばらばら。どこにあるか分からない |
おすすめは、いきなり「拡張」にせず、クラシックのまま［検索場所のカスタマイズ］で図面やデータを置いているフォルダーを足すやり方です。「拡張」はパソコン全体を読みに行くため、最初の索引づくりに時間がかかり、その間はパソコンが重くなります（Microsoftも初回の作成に時間がかかると案内しています）。
なお、社内のNASや共有サーバーに置いたファイルは、自分のパソコンの索引の対象にはなりません。NAS側の検索機能を使うか、エクスプローラーの検索窓から探すことになり、どうしても時間がかかります。よく使う図面だけ手元に置く、という使い分けが現実的です。
その2 「中身まで」読ませる
次に、索引にファイルの中身まで入れます。スタートメニューで「インデックスのオプション」と入力して開き、［詳細設定］→［ファイルの種類］タブを選びます。
- 拡張子の一覧が出るので、探したい種類（txt・pdf・docx・xlsxなど）を選ぶ
- 下の選択肢で［プロパティとファイルのコンテンツのインデックスを作成する］を選ぶ
- ［OK］を押すと索引が作り直されます。終わるまで少し時間がかかります
これで、ファイル名を忘れていても、中に書いてある言葉で探せるようになります。見積書の宛名、仕様書の品番、議事録に出てくる人名など、思い出せる単語から入れるのがコツです。
注意したいのは、この設定が効くのは「中身が文字として入っている」ファイルだけだということ。スキャナーで取り込んだだけのPDFは、見た目は文書でも中身は写真なので引っかかりません。紙から取り込む資料は、文字認識（OCR）をかけて保存するか、ファイル名に物件名と日付を入れておく必要があります。
その3 探し方そのものを変える
設定を直したら、探し方も少し変えると当たりが早くなります。
- エクスプローラーの検索窓を使う…今開いているフォルダー以下だけが対象になるので、結果が絞れます。スタートメニューの検索はWebの結果も混ざります
- 日付と種類で絞る…検索後に出る［検索オプション］で、更新日時（先週・先月など）や種類（文書・画像）を指定できます。「先月の図面」のような探し方に向きます
- 一部の言葉で探す…正式名称より、確実に入っている短い単語のほうが当たります。物件名の一部、品番の数字だけ、でかまいません
私達の現場から
私達の現場でも、図面データの置き場所とファイル名の付け方は何度も作り直してきました。今は「日付＋物件名＋図面の種類」の順に並べる決まりにしていて、これだけで探す時間がずいぶん減りました。検索の設定を直すことと、名前の付け方をそろえることは、どちらか片方では効きません。
もう一つ、意外に効くのが「改訂版の残し方」です。同じ図面の新旧が「最新」「最新2」と並ぶと、検索で出てきても、どれが生きている図面か分かりません。版を日付で入れておくと、検索結果の一覧を見ただけで判断できます。
図面データの整理や、過去の図面を探しやすい形に直す作業もお手伝いしています。お困りのことがありましたら、お気軽にご相談ください。
まとめ
- Windowsの検索は索引（インデックス）を引いている。索引に無いものは出てこない
- 既定のクラシックはドキュメント・ピクチャ・ミュージックとデスクトップだけ。［検索場所のカスタマイズ］で足すのが現実的。拡張はパソコン全体だが初回の作成に時間がかかる
- 中身まで探すには、インデックスのオプション→詳細設定→ファイルの種類で「プロパティとファイルのコンテンツ」を選ぶ
- スキャンしただけのPDFは中身が写真なので引っかからない。OCRをかけるか、ファイル名で分かるようにする
- NASや共有サーバーは手元の索引の対象外。ファイル名の付け方をそろえることが結局いちばん効く
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